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發布會

想辦一場成功的發布會,很多細節都不可以忽略。發布會不僅僅只是為了展示產品而進行的一個會議,往往其流程的制定也是非常重要的。發布會是否成功關系新品發布會上的銷售情況,因此一場出彩的發布會對于企業的發展至關重要。其中包括活動前期、活動當天、活動復盤等諸多方面。

 

 

01 活動前期

1 、活動名稱

每場活動我們都需要確定一個名稱,最好是簡單好記的。一般的發布會就是某某公司某某年度新品發布會,有些公司也會在每年度舉辦的活動命名一個朗朗上口的名字,比如XCon、Geekpwn。

2 、活動主題

每次的會議都應該有一個主題,并且要簡單好記,高度概括本次會議的核心。

3 、活動目的

這里主要描述本次活動的主要目的,比如發布一個什么產品或社區,做一個年度頒獎典禮等等。活動性質不一,目的也就各不相同。但最終的也就是兩方面:擴大品牌知名度,尋求市場合作機會。 

4、活動時間

在確定發布會的時機之前,應明確一點:應確認發布會緊迫性的最佳時機。活動時間的確定主要考慮市場活動的沖突性,在此時間前后2天左右,有沒有行業內大型的活動舉辦,例如某大型知名品牌發布會,某同行友商的行業活動。

5、活動地點

在選擇活動地點時,我們應該考慮到場地屬性、室內設施、室內搭建以及場地的配套設施。特別強調一下室內搭建這方面,找一個靠譜負責的活動服務商是非常重要的。有一些酒店本身自帶舞臺和顯示屏或投影布,如果會場要求不高的話,可以用酒店本身的這些設備。如果對舞臺及屏幕要求比較高,可以選擇第三方活動公司,他們會根據主辦方的需求,出一個活動方案。 

6、活動對象

在活動策劃期間,我們需要明確本次活動要針對的對象是誰,這里也涉及到活動目的,涉及到后面的嘉賓邀請、議題準備以及后期的宣傳環節。

7、活動規則

活動規則也就是活動內容。本次會議以什么樣的方式呈現,PPT演講嗎?圓桌會議嗎?還是來一個秀?這里就涉及到的就是會議的質量了。

在國內,PPT演講還是一個主流形式,主辦方選擇本公司的領導人、部門負責人或邀請行業大V參與會議演講,嘉賓圍繞主辦方給出的主題,說說自己的理念和想法,然后拋出一些思考或觀點。

8、成本預算

這部分是大家關注的重點了,每個市場活動都需要一份成本預估。根據會議所需的線下執行費用、推廣渠道費用、各環節禮品費用等作出一份詳細的預算報表,常規的布展預算里面涉及舞臺搭建、大屏搭建、燈光舞美、會議宣傳物料(簽到墻、易拉寶)。室場內的宣傳物料主要在于放在每個座位的產品手冊、議程表、手提袋等。

9、禮品費用

前期宣傳預熱的小禮品費用,分發給到場嘉賓的伴手禮費用,暖場的小禮品費用,現場工作人員的定制Polo費用,后期宣傳的小禮品費用等等。這里也是一樣的,大家根據自己的活動需求和活動目的具體規劃。

10、緊急預案

 

02 活動當天

1、彩排環節

彩排時,各個環節要一一確定細節,不要走馬觀花,有什么問題在活動前解決掉。整個彩排要做到貫穿環節始終,從暖場——開場——演講——切換——結束,如果時間允許,每一個環節都彩排到細節;如果時間不允許,就撿最重要、最沒有把握的地方做。

2、 PPT調試

活動現場一般都是像電影院里的超寬屏,一般都是不規則比例,跟我們平時接觸到的16:9相差甚遠。所以,我們的PPT需要在彩排時就要調整圖文,達到跟大屏適配。

3、活動舉辦

前期的工作做得很好的話,活動進行中就會輕松很多。做到心中有數,一定要對本次活動的所有流程了如指掌,對所有現場工作人員的職責了然于心,才能做到有條不紊、調動有度。

4、簽到暖場

簽到處設立媒體簽到和嘉賓簽到。

5、活動開場

活動開場時,場地燈光變暗,有一個語音提示,告訴在場的嘉賓關閉手機或調入靜音模式。接著就是開場視頻,此視頻高度概括了我們的會議主旨,講述公司理念,突出活動主題。

6 、活動中

現場的主要工作人員全部配備布展商提供的對講機設備,方便實時通訊,傳遞訊息。

7、活動結束

主持人上場宣布活動結束,念完結束語,散場音樂起,參會人員離場。主辦方需要在參會人員離場后,做好會場清場工作,回收剩余物料,做好工作交接,酒店對接、會場交接等。

 

03活動后期

1 、各方對接

1.1 合作伙伴

對接把活動現場相關的照片、速記等同步給本次大會的合作伙伴,如第三方演講嘉賓、圓桌嘉賓等。

1.2 媒體對接

這里最主要是宣傳稿件及專訪內容了。

2 、活動復盤

2.1 物料清點,回收的會場物料需要進行清點盤算。

2.2.活動結算,參考之前的活動預算表,做出本次會議的活動結算。

2.3 活動盤查,這里主要是涉及參會人員,看看本次活動到場人員有哪些,到場人數多少,人員分部如何,參會人員對本次活動的反饋如何。

2.4 經驗總結,回顧整場發布會始終,發掘整場活動策劃的優點和不足,做好經驗總結,給下次活動做參考。

 

寫在最后

一、計劃是永遠趕不上變化的,要實時隨機應變,處理各種突如其來的變化。

二、找靠譜的活動公司,做靠譜的執行落地,會讓活動挺有意思。



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