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會議服務

一、 清楚會議所要達成的目標,會議的類型,以確定其規格、方向和基本風格

會議類型:主要包括論壇和峰會。峰會,全稱高峰會,是指由政府機構、事業單位、社團或企業的高層領導參與的高級別會議。論壇,是圍繞一個主題,由兩個或兩個以上的發言人向聽眾而非對方發表自己的觀點并進行闡述的會議。論壇會議多為公開性會議,包含系列分會也是此類會議的特點,所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求。

二、 成立籌委會,組織相關的人員,確定組織、人員保障

一個會議牽涉到方方面面,各項工作相互鏈接,相互聯系,彼此交叉,必須統籌安排,多管齊下,同時進行,僅憑一己之力,殊難完成。

建立組織的原則:

一是“專業原則”, 專業的人做專業的事, 知人善任。

二是“平衡原則”,因事設組,每個組的工作量相對平衡; 

三是“分工原則”, 分工應該明確,職責分明,以防止互相推委的現象,另外,隸屬分工和橫向協作都要明確;

四是“扁平原則”, 一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構, 但在中型的活動中,不宜層級大多,以保證靈活機動,人員不要太多,精干、高效為要;

五是“制度原則”, 盡管是臨時性組織,但一旦加入組織機構,人員就應受規章制度的約束。


三、 確定時間、流程與目標管理,并做好反饋、調整

時間的控制,一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些,保證后面有時間來調整、完善。整個活動是一個系統工程,流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中,主題內容、意義確定才能確定議程、規格,規模、規格確定才能確定人數,人數確定才能落實場地,場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對于整個活動的各個部分有著清晰的認識,便于找出工作的關鍵點、重點、難點一般以程序框圖表現。

四、 擬定活動策劃案和具體操作方案

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本,供策劃活動用。一般來說,會議核心成員才提供。具體操作方案則是用于企業內部或者協助代理公關公司,指導整個活動的具體操作,一般比較詳細,具體到每一個人每一步,甚至具體到胸卡的內容,時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

五、 新聞通稿及相關資料準備提供給媒體的資料

 一般以廣告手提袋或文件袋的形式,整理妥當,按順序擺放,再在會議前發放給新聞媒體,順序依次為:

1、 會議議程

2、 新聞通稿

3、 演講發言稿

4、 公司/組織宣傳冊

5、 有關圖片

6、 紀念品(或紀念品領用券)

7、 企業新聞負責人名片(新聞發布后進一步采訪、 新聞發表后寄達聯絡)


六、現場布置

現場布置包括:

1、 背景布置。主題背景板,內容含主題、會議日期, 有的會寫上召開城市,顏色、字體注意美觀大方,顏色可以企業VI為基準。

2、 酒店外圍布置,如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等,各個酒店有所不同,有的允許,有的不允許。

3、 席位擺放。擺放方式:發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放,有的非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過,現在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席,貴賓于下面的第一排的方式擺放原則:“職位高者靠前靠中, 自己人靠邊靠后”。注意席位的預留,一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

4、 相關設備在發布會前要反復調試,保證不出故障。

5、 簽到與迎接:一般在大堂、電梯口、 轉彎處有導引指示歡迎牌,一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名片,準備好“請賜名片”盒。

七、 現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環,事實上,一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓,事前做一些排練。從實踐來看,現場的突變往往是因為溝通不暢,考慮不周,以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次,要在事前準備好備選方案;再次,注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

最后會議舉行完畢后,主辦單位應在一定的時間內,對其進行一次認真評估善后工作,主要包括:整理活動資料,全面評估商業論壇效果,對論壇的組織、布置、主持等方面的工作進行回顧和總結,收集各方反映,檢查在舉辦時的接待、安排、服務等方面的工作是否有欠妥之處,以便今后改進。

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